Kundenakquise richtig planen

Gehören auch Sie zu den Vertrieblern, die Ihre Erstkontakte zu potenziellen Kunden am Telefon herstellen? In vielen Branchen sind es nicht nur die Erstkontakte, sondern fast die komplette Kundenbetreuung. Nun gibt es Firmen, die hierfür eine spezielle Software zur Verwaltung der Kundendaten haben. Zum Teil sind diese mit Funktionen wie „Wiedervorlage“, „Archivierung der vorherigen Gesprächsergebnisse“ etc. ausgestattet.

Gerade in kleineren Unternehmen fehlt es allerdings häufig an solcher Software, was auch nicht unbedingt erforderlich ist. Statt spezieller Software kann man seine Kundendaten auch sehr gut über „Outlook“ oder vergleichbare Programme pflegen. Allerdings nützt die ganze Technik nichts, wenn Sie nicht professionell an die Akquise herangehen und vor allem diszipliniert Ihre Kontakte pflegen.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld Themen im Bereich der Bedarfsanalyse festzulegen, die Sie beim Kunden erfragen wollen, um sich darauf aufbauend Ihr Verkaufsgespräch zu erleichtern. Richten Sie sich dafür in Ihrer persönlichen Datenbank „Felder“ ein, möglichst so, dass Sie später mit einer Suchfunktion leicht selektieren können. Dies ist auch schon bei einer Exceldatei möglich.

Vergeben Sie auch ein Feld für die Wichtigkeit des Kunden. Priorisieren Sie, z. B. „A-Kunden = Kunden, mit hohem Umsatz, sehr wichtig, beauftragen regelmäßig (oder anders definiert), B-Kunden = Kunden, die nur selten bestellen, geringes Auftragsvolumen etc.; C-Kunden = Kunden, die noch nie bestellt haben …“

Außerdem empfehle ich Ihnen ein Ergebnisfeld, mit Ergebnissen, wie z.B. Auftrag, Angebot, allgemeiner Infoversand, Interesse im II. Quartal, IV. Quartal …, kein Interesse, Ausschuss (weil Firma erloschen etc.)

Und richten Sie ein „Wiedervorlagefeld“ ein, in dem Sie das Datum für den nächsten Anruf eintragen können. Auch bei Kunden, die eindeutig „kein Interesse“ haben kann es sinnvoll sein, in einem halben oder ganzen Jahr wieder anzurufen.

Vergessen Sie nicht, sich ein Feld für persönliche Gesprächsnotizen einzurichten. Hier können Sie die Ergebnisse Ihres Telefonats stichwortartig zusammen fassen. Es macht einen sehr guten Eindruck, diese Informationen in Ihrem nächsten Telefonat zu verwenden, z. B. „bei unserem letzten Gespräch sagten Sie mir, dass Sie im Rahmen einer Umstrukturierung in Ihrem Unternehmen eine komplett neue Software erhalten. Hat denn alles gut geklappt? Sind die Maßnahmen mittlerweile abgeschlossen? Sie zeigen damit Ihr Interesse am Kunden, was schon Ihr erstes Verkaufsargument ist.

Notieren Sie sich bei Ihren Ansprechpartnern Ihre Position. Überprüfen Sie den Namen auf korrekte Schreibweise. Notieren Sie sich gegebenenfalls auch den Namen der Sekretärin. Sie ist wichtig für Sie. Denn nur durch sie kommen Sie an den Ansprechpartner. Überlegen Sie auch, wer Ihnen in dem betreffenden Unternehmen wohl gesonnen ist, und sich vielleicht für Sie einsetzen kann.

Hinsichtlich des Wiedervorlagedatums gibt es auch Einiges zu beachten. Wenn Ihnen der Kunde z. B. sagt, Sie sollen sich im März wieder melden, weil dann wieder etwas bestellt werden könnte, kann es durchaus sinnvoll sein, sich im Februar wieder zu melden. Meist fangen die Planungen schon viel früher an, und im März sind Sie dann schon zu spät dran.

Wenn ein Kunde Ihnen kein genaues Wiedervorlagedatum nennen kann, schlagen Sie vor, sich in 3 Monaten wieder unverbindlich zu melden. Der Zeitabstand ist abhängig von der Branche in der Sie arbeiten. Wie schnell kann sich die Auftragslage ändern? Legen Sie sich nicht zu viele Wiedervorlagen auf einen Tag. Wie viele Anrufe können Sie tatsächlich schaffen? Bedenken Sie dabei auch die Anrufversuche, wenn der Ansprechpartner z. B. gar nicht im Haus ist, in einer Besprechung ist oder einfach besetzt ist.

Planen Sie sich pro Tag konkrete Zeitfenster für Ihre telefonische Akquise ein. Machen Sie es nicht nebenher. Geben Sie der Akquise die Wertigkeit, die ihr zusteht. Wann sind Ihre Kunden am besten erreichbar? Morgens, zwischen 09:00 und 12:00 Uhr? Oder am späten Nachmittag zwischen 16:00 und 19:00 Uhr?

Generell:

Machen Sie nicht gleich eine Pause oder geben Sie nicht gleich auf, wenn Sie drei erfolglose Telefonate hatten. Meist muss man sich sowieso erst „warm“ telefonieren. Fangen Sie mit Kundenkontakten an, die Sie bereits kennen oder die nicht so wichtig sind. Telefonieren Sie mindestens 2 Stunden am Stück. Dann schaffen Sie wirklich etwas. Wenn Sie häufig unterbrechen, benötigen Sie immer wieder Zeit, um „rein zu kommen“. Sie müssen sich wieder neu konzentrieren. Daher, halten Sie durch.

Um sich zu motivieren, markieren Sie die Kontakte, die Sie geschafft haben, farbig. Orientieren Sie sich nicht an den negativen Ergebnissen, sondern an den positiven Gesprächen. Gespräche können auch dann positiv sein, wenn Sie zwar kein positives Ergebnis, jedoch ein angenehmes Gespräch haben.

Bleiben Sie konsequent. Halten Sie sich an Ihre festen Zeiten. Der Erfolg wird Ihnen Recht geben. Herzlichen Dank an Christiane Vollmers für diesen motivierenden Artikel.

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