Zeitplanbuch oder Terminkalender?

Optimales Zeitmanagement besteht nicht aus einer Sammlung von Tipps und Tricks, sondern aus einer Methode. Es geht darum, Ziele und Erfolge zu planen. Wer nur seine Termine damit verwaltet, hat nur wenig Nutzen. Einen Terminkalender kann jeder führen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Format dieser Planer hat. Es spielt keine Rolle, ob man dafür einen Organizer verwendet für 1.000 Euro oder ein Zeitplanbuch aus Wasserbüffelleder oder einfach nur Papier und Bleistift. Positive Auswirkungen auf den persönlichen Erfolg sind aus einem Terminkalender nicht zu erwarten.

Ein Zeitplanbuch ist ein Erfolgsfaktor

Der feine Unterschied liegt nicht in Äußerlichkeiten. Es kommt darauf an, wie man diese Geräte oder Zeitplanbücher nutzt. Zeitmanagement muss von Zielen ausgehen. Stellen Sie sich vor, was Sie in einem Jahr, einem Monat, einer Woche und an einem Tag erreichen wollen. Formulieren Sie diese Ziele. Kurz und bündig. Wenn Sie nur hinschreiben „15.30 Uhr Herr Maier“, dann ist das ein Termin. Ihr Ziel ist aber doch nicht dieser Termin, sondern etwas, was Sie dabei erreichen wollen. Das Ziel lautet vielleicht: „Neue Preisliste für Firma Maier durchsetzen“, oder „Kürzungsmöglichkeit im Jahresbudget der Abteilung Maier finden“ oder „Herrn Maier die Maschine xy verkaufen“. Der Wert von Selbstmanagement liegt darin, sich mit seinen Zielen zu beschäftigen, sich immerfort stärker auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir erreichen unsere Ziele nur, wenn wir uns ihrer bewusst werden. Deshalb ist die Formulierung von Zielen äußerst wichtig. Näheres zu Zielen finden Sie weiter unten im Artikel. Der Termin selbst, die Uhrzeit, ist ein Faktum, an das wir uns einfach nur erinnern müssen. Dafür genügt eine programmierbare Armbanduhr.

Aufgabengliederung

Man spricht häufig von „To-Do-Listen“. Auch das ist oft nur Ausdruck einer falschen Einstellung. Wer nur aufschreiben will, was er heute zu tun hat, dem genügt ein Blatt Papier und ein Bleistift. Dasselbe mit einem Organizer oder einem Zeitplanbuch zu tun, ist überflüssig. Solche Listen sind andererseits natürlich sinnvoll. Das ist richtig. Man listet solche Dinge auch mal im Zeitplanbuch auf. Aber es ist zweitrangig. Wichtig sind die Ziele und deren Aufgliederung.

Legen Sie also Ihre Ziele fest. Teilen sie sie auf in Teilziele und zwar genau so weit, dass Sie jedes Teilziel überblicken können. Es muss klar sein, dass in diesen Teilzielen keine „weißen Flecken“ mehr sind, die man nicht einschätzen kann. Ein Teilziel muss in Zeitaufwand und Mitteln einschätzbar sein. Sie sollten sich sicher sein, dass dieses Teilziel erreichbar ist. Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann teilen Sie weiter auf. Auf diese Weise kommt man von langfristigen, großen Zielen zu kurzfristigen, kleinen Zielen. Im Zeitmanagement teilt man häufig nach zeitlichen Perioden in Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele auf. Eine solche Gliederung muss ein Zeitplanbuch oder ein Organizer ermöglichen, wenn Sie erfolgsorientiertes Zeitmanagement anstreben.

Prioritäten

Wer etwas erreichen will, muss Prioritäten setzen. Im Zeitplanbuch genügen ein, zwei oder drei senkrechte Striche hinter der Aufgabe, um die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben und Ziele zu unterscheiden. Und denken Sie daran: Was gar nicht wichtig ist, gehört nicht in das Zeitplanbuch, sondern in den Papierkorb.

Ziele

Definieren Sie S.M.A.R.T.E Ziele. SMART ist dabei ein Akronym für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und dient im Projektmanagement als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung. Es gibt auch abweichende Auflösungen des Akronyms, so wird im Zeitmanagement z. B. das Akronym: „Specific Measurable Achievable Realistic Timely“ verwendet, wobei Achievable in der deutschen Übersetzung zumeist mit Anspruchsvoll übersetzt wird, da die Ziele im Zeitmanagement eher persönliche – berufliche und private – Ziele sind. Das Anspruchsvoll greift hier den Sinn des englischen Achievable auf, welches in diesem Zusammenhang meint, dass ein zu geringes Ziel nicht motivierend ist.

Im Deutschen kann man es z. B. so übersetzen:

S        Spezifisch        Ziele müssen eindeutig definiert sein (also  so präzise wie möglich).

M        Messbar          Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).

A         Ausführbar       Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein

R         Realistisch       Ziele müssen möglich sein.

T         Terminierbar     zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe

Ein Ziel ist nur dann S.M.A.R.T., wenn es diese fünf Bedingungen erfüllt.
Danke an Wikipedia für die präzise Definition der smarten Ziele sowie an methode.de.

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